ISO 14001 cho người mới bắt đầu

 

ISO 14001 là gì?

ISO 14001 được công bố lần đầu tiên như một tiêu chuẩn vào năm 1996 và nó quy định các yêu cầu thực tế đối với Hệ thống quản lý môi trường. Nó áp dụng cho các khía cạnh môi trường mà tổ chức có quyền kiểm soát và nơi tổ chức có thể có ảnh hưởng. Việc được chỉ định là tiêu chuẩn ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế) có nghĩa là tiêu chuẩn này thực sự mang tính quốc tế và dựa trên đầu vào từ mạng lưới 159 viện tiêu chuẩn quốc gia trên toàn thế giới của ISO. Các ủy ban trong các viện này được thành lập gồm các đại diện trên tất cả các lĩnh vực và ngành nghề. Mục đích là giữ cho các tiêu chuẩn luôn mới và hiệu quả, các tiêu chuẩn ISO được cập nhật 5 năm một lần, cần 75% sự hỗ trợ từ mạng lưới thế giới để thực hiện các thay đổi.

Chỉ trong năm 2009, đã có hơn 100.000 chứng chỉ ISO 14001 được cấp trên toàn thế giới. Nó phổ biến do là một tiêu chuẩn chung (tức là quy trình), có nghĩa là nó có thể được áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, trong bất kỳ lĩnh vực nào, lớn hay nhỏ và không phân biệt nó sản xuất sản phẩm hay dịch vụ liên quan. Do đó, ISO 14001 được nhà nước và địa phương đặc biệt công nhận, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian kiểm tra chứng chỉ môi trường kéo dài. Với áp lực ngày càng lớn về hoạt động môi trường, khu vực tư nhân cũng ngày càng đòi hỏi tiêu chuẩn trong chuỗi cung ứng.

Tại sao chọn ISO 14001?

Do nhu cầu về ISO 14001 của chính quyền trung ương và chính quyền địa phương, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các tổ chức tìm cách triển khai ISO 14001 vì nó mang lại cho họ cơ hội thắng thầu cao hơn cho các hợp đồng. Trên thực tế, một số tổ chức nói rằng đơn giản là họ sẽ không đủ điều kiện để đấu thầu nếu không có nó.

"Nó đã mở ra thị trường và chúng tôi có thể thắng thầu, nếu không có ISO, chúng tôi thậm chí không đủ điều kiện để nộp thầu." - một doanh nghiệp chia sẻ.

Các lợi ích

Tất nhiên, lý do tồn tại chính của ISO 14001 là để giúp các tổ chức trở nên thân thiện hơn với môi trường. Vấn đề 'xanh' sẽ không bao giờ biến mất và ISO 14001 cung cấp một cách có cấu trúc để giải quyết vấn đề này bằng cách trở thành một Tiêu chuẩn Quản lý Môi trường. Nó tập trung vào quản lý chủ động và sự tham gia của nhân viên trong việc xác định các vai trò liên quan đến chính sách môi trường của một tổ chức. Khung của nó bao gồm các yếu tố cốt lõi để quản lý các quá trình và hoạt động của tổ chức, xác định các khía cạnh môi trường quan trọng mà tổ chức có thể kiểm soát và những khía cạnh mà tổ chức có thể dự kiến ​​sẽ có ảnh hưởng. Tóm lại, tiêu chuẩn yêu cầu một tổ chức phải nói những gì doanh nghiệp đó làm trong quản lý môi trường và thực hiện những gì doanh nghiệp đó nói!

Khi đã có, các quy trình được cải thiện từ việc thực hiện tiêu chuẩn dẫn đến việc phân phối nhất quán hơn, ít sai sót hơn, do đó công việc làm lại ít tốn kém hơn. Bạn cũng sẽ sử dụng ít nguyên liệu thô, năng lượng hơn và do đó tạo ra ít chất thải hơn, tiết kiệm tiền về lâu dài.

Các quy trình cải tiến từ việc thực hiện ISO 14001 cũng có ít lợi ích rõ ràng hơn. Các tổ chức được hưởng lợi từ việc nâng cao hiệu quả sẽ giúp tạo ra một lực lượng lao động tự tin và thoải mái hơn; điều đó chỉ có thể dẫn đến động lực tốt hơn! Với việc ngày càng nhiều người trở nên quan tâm đến môi trường, động lực và cam kết đối với doanh nghiệp cũng thường có thể đạt được bằng cách thực hiện tiêu chuẩn.

Đối với một số người, một lợi ích đáng ngạc nhiên từ việc áp dụng ISO 14001 là nó có thể tự trả tiền và hơn thế nữa. Một nghiên cứu đã tiết lộ mức tiết kiệm chi phí thực sự, với một doanh nghiệp tham gia, cho biết họ đã tiết kiệm được 19% chi phí năng lượng chỉ trong năm đầu tiên, tiết kiệm 66% đáng kinh ngạc trong năm thứ ba.

“Nó (ISO 14001) đã cho phép hoạt động kinh doanh của chúng tôi được sắp xếp hợp lý hơn nhiều và đã giúp chúng tôi tiết kiệm tiền khi nhân viên tuân theo các hệ thống làm việc tốt hơn và không tạo ra lãng phí.” - một doanh nghiệp khác chia sẻ.

Tùy thuộc vào ngành của bạn, có thể có nhiều yêu cầu pháp lý và quy định mà bạn phải tuân theo và bạn có thể được tha thứ vì không nhận thức được tất cả. Trải qua quá trình thực hiện ISO 14001 đảm bảo bạn đáp ứng tất cả các luật hiện hành, tránh mọi sự bối rối tiềm ẩn. Tất nhiên, đảm bảo bạn đáp ứng luật pháp sẽ làm giảm rủi ro của bạn. Nhiều công ty nhận thấy rằng phí bảo hiểm của họ vì vậy mà được giảm bớt khi họ có ISO 14001, một phần nhờ vào khía cạnh bổ sung của việc xác minh của bên thứ ba.

Một phần cơ bản của tất cả các tiêu chuẩn quản lý ISO là cải tiến liên tục, thách thức bạn cố gắng cải tiến hàng năm. Bằng cách đó, có thể tiết kiệm chi phí lớn hơn đồng thời giảm tác động môi trường hơn nữa.

Với những lợi ích của việc đủ điều kiện tham gia các hợp đồng Chính phủ được đề cập trong phần giới thiệu, điều quan trọng là đừng quên nhu cầu ngày càng tăng của khu vực tư nhân. Tương tự như các cuộc đấu thầu của Chính phủ, nơi ISO 14001 thường được yêu cầu như một cách để chứng minh các chứng chỉ về môi trường, các công ty khu vực tư nhân lớn hơn hiện đang yêu cầu các nhà cung cấp của họ làm điều tương tự. Tiêu chuẩn khuyến khích các tổ chức tham gia với các nhà cung cấp và các bên liên quan của họ.

“Bằng cách cho thấy chúng tôi đã có một quy trình để tái chế và tiêu chuẩn mà ISO 14001 cung cấp, có nghĩa là chúng tôi đã duy trì được một lượng khách hàng lớn và quan trọng.” - Một doanh nghiệp khác chia sẻ.

Chọn một tổ chức chứng nhận

Bằng cách đạt được chứng nhận ISO 14001 thông qua Tổ chức chứng nhận, bạn đã chứng minh rằng một bên thứ ba độc lập đã xác minh rằng bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn. Đây không chỉ là một thông điệp mạnh mẽ cho các khách hàng mới, mà còn giúp cung cấp sự đảm bảo tốt hơn cho các khách hàng hiện tại.

Khi so sánh các Cơ quan chứng nhận, điều quan trọng là phải so sánh chi phí tương tự. Đặc biệt chú ý đến các khoản phí đang diễn ra. Trong khi một số Cơ quan tính phí 'Quản lý hàng năm' hoặc phí quản lý khác, những Cơ quan khác thì không. Bất kể quy mô tổ chức của bạn như thế nào, một số Tổ chức chứng nhận sẽ đến thăm bạn nhiều hơn một lần mỗi năm, quyết định sẽ tùy thuộc vào bạn (bắt buộc phải có ít nhất một cuộc đánh giá lại hàng năm).

Các tổ chức chứng nhận thực hiện chứng nhận các tiêu chuẩn quản lý ISO phải tuân theo ISO 17021: Các yêu cầu đối với cơ quan cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý. Để giữ khách quan và công bằng, điều này có nghĩa là họ không thể viết tài liệu cho bạn hoặc cung cấp dịch vụ tư vấn cùng với chứng nhận. Những gì họ có thể làm là cung cấp đào tạo ISO, đây có thể là một bài tập hữu ích trước khi cam kết thực hiện một tiêu chuẩn.

Chứng nhận mất bao lâu?

Như bạn có thể mong đợi, việc triển khai ISO 14001 có thể mất nhiều thời gian hơn tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Để thành công, một đại diện được chỉ định phải chịu trách nhiệm trong tổ chức của bạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn phải bổ nhiệm một 'Giám đốc Môi trường' được chỉ định, chỉ cần một người được coi là điều phối viên chính thường là đủ.

Đôi khi, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thuyết phục các thành viên trong nhóm quản lý về lợi ích của việc thân thiện với môi trường, đặc biệt là khi nó liên quan đến việc tiêu tiền!

Trong hầu hết các trường hợp, các nguyên tắc của ISO 14001 sẽ sớm được tích hợp trong tổ chức và trước khi bạn biết mình đang ở đâu, đó sẽ chỉ là cách bạn làm mọi việc! Đối với hầu hết các tổ chức, quá trình này sẽ mất 3-6 tháng kể từ lần đầu tiên đến thăm để trao chứng nhận.

Trình tự chứng nhận như thế nào?

Quá trình bắt đầu với những gì được gọi là 'Đánh giá giai đoạn 1'. Đây là nơi Đánh giá viên trưởng của bạn sẽ xem xét các hệ thống hiện có của bạn và cung cấp cho bạn một báo cáo phân tích lỗ hổng sẽ xác định các hành động cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn. Điều này thường có thể được sử dụng như một kế hoạch hành động hữu ích, vì vậy đừng lo lắng nếu bạn cho rằng mình chưa chuẩn bị tốt. Nhiều tổ chức nhận thấy rằng họ đã có sẵn một số quy trình bắt buộc, họ chỉ cần tài liệu và thông tin liên lạc tốt hơn về những quy trình nào là bắt buộc và ai chịu trách nhiệm về những gì.

Khi tổ chức đã sẵn sàng và đã lấp đầy những khoảng trống được nêu rõ trong báo cáo Giai đoạn 1, Đánh giá viên sẽ đến thăm cơ sở của bạn để thực hiện chuyến thăm thứ hai; được gọi là 'Đánh giá giai đoạn 2'. Điều này sẽ tiết lộ hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường của bạn và liệu nó có đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không. Nếu bạn hoàn toàn tuân thủ, bạn sẽ được đánh giá viên đề nghị cấp giấy chứng nhận. Sau đó, báo cáo của Đánh giá viên sẽ được kiểm tra thông qua quy trình phê duyệt và nếu không có bất thường nào được xác định, chứng nhận sẽ chính thức được trao.

Các cuộc kiểm toán thường xuyên như thế nào?

Để duy trì chứng nhận của bạn, bạn bắt buộc phải có ít nhất một lần kiểm tra giám sát mỗi năm để đảm bảo bạn vẫn đáp ứng các yêu cầu. Các cuộc đánh giá giám sát như vậy lấy mẫu tính hiệu quả liên tục của hệ thống quản lý chất lượng của bạn và bạn sẽ nhận được một báo cáo bằng văn bản nêu rõ kết quả. Những điều này có thể bao gồm những quan sát và không tuân thủ lớn hoặc nhỏ. Nếu một trường hợp không tuân thủ chính được xác định, bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để khắc phục tình hình.

Các tổ chức rất lớn thường được yêu cầu có nhiều hơn một chuyến thăm quan giám sát mỗi năm. Trong một số trường hợp, nếu một số lượng lớn các trường hợp không tuân thủ được xác định tại mỗi cuộc đánh giá giám sát, tổ chức chứng nhận của bạn có thể yêu cầu bạn thực hiện đánh giá giám sát 6 tháng một lần trong một khoảng thời gian đã thỏa thuận.

Mỗi năm thứ ba, một cuộc đánh giá lại đầy đủ được thực hiện và điều này nhằm xác định các xu hướng chính về điểm mạnh và điểm yếu và tổ chức chứng nhận của bạn sẽ làm việc với bạn để xác định các cơ hội cải tiến. Các cuộc đánh giá năm thứ ba như vậy có quy mô rộng hơn mà các cuộc đánh giá giám sát hàng năm và một số tổ chức chứng nhận có thể tính thêm phí để thực hiện chúng.

Triết lý của chúng tôi là làm việc với khách hàng 'không sợ hãi hay ưu ái'. Tuy nhiên, để duy trì tính khách quan và công bằng của mình, chúng tôi không thể thực hiện các cải tiến cho bạn nhưng chúng tôi có thể và sẽ hướng dẫn bạn đến phương pháp hay nhất được công nhận và trả lời các câu hỏi với sự nhạy cảm và thấu hiểu. Cuối cùng, chúng tôi muốn giúp bạn đạt được nhiều nhất từ ​​chứng nhận và gặt hái những lợi ích mà cam kết cải tiến liên tục có thể mang lại.

Chi phí chứng nhận là bao nhiêu?

Chi phí để được chứng nhận dựa trên các tiêu chí như bạn có bao nhiêu địa điểm, có bao nhiêu nhân viên và phạm vi chứng nhận cần thiết. Thực tế là, việc tìm hiểu chi phí có thể hơi hoang mang tùy thuộc vào việc bạn tiếp cận với Tổ chức chứng nhận nào. Điều quan trọng là nó không rơi vào bẫy của các chi phí ẩn, có thể bao gồm 'phí quản lý' và tương tự.

Nó cũng đáng giá khi xem xét chi phí liên tục. Một báo giá ban đầu có vẻ kém hấp dẫn hơn khi bạn xem xét giá của cuộc đánh giá giám sát hàng năm. Một số Cơ quan Chứng nhận sẽ yêu cầu nhiều hơn một cuộc đánh giá mỗi năm, điều này hiếm khi cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn. Bạn cũng có thể thấy mình bị ràng buộc vào một hợp đồng dài hạn, hạn chế cơ hội tìm kiếm mức giá tốt nhất mỗi năm.

Nhận báo giá

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu chi phí để đạt được chứng nhận ISO 14001, chúng tôi có thể cung cấp mức giá cố định, báo giá không bắt buộc. Vui lòng liên hệ theo số 0976389199.