Hướng dẫn cơ bản về ISO 14001 - Phần 2

 


7. Chọn một tổ chức chứng nhận

Không có cơ quan quản lý bắt buộc nào đối với Tổ chức chứng nhận. Kết quả là, không có sự bảo vệ nào cho những ai chọn nhầm con đường sai lầm. Điều cực kỳ quan trọng là phải lựa chọn đúng trước khi ký vào giấy tờ.

Được thúc đẩy bởi các hợp đồng yêu cầu chứng nhận, hiện nay có một tỷ lệ đáng kể chứng chỉ ISO 14001 trên toàn quốc và con số không ngừng tăng lên. Nhu cầu này đã tạo ra môi trường cho những kẻ cơ hội lợi dụng những tổ chức yêu cầu cấp chứng chỉ để đủ điều kiện ký hợp đồng.

Trong khi phần lớn các Tổ chức chứng nhận tìm cách chứng minh năng lực và uy tín của họ thông qua “sự công nhận” từ BoA - Văn phòng công nhận chất lượng, thì những tổ chức khác đã tìm kiếm sự công nhận từ các cơ quan thay thế. Trong khi BoA được nhà nước công nhận và hỗ trợ, các giải pháp thay thế chỉ được chính họ công nhận.

Vấn đề lâu dài của vấn đề này là, một khi được phát hiện, các chứng chỉ không phải BoA thường bị từ chối và - quan trọng là - độ tin cậy của toàn bộ các tiêu chuẩn ISO bị giảm sút do những doanh nghiệp không thực hiện chúng theo đúng tinh thần đã định.

Vai trò của BoA là đảm bảo Tổ chức chứng nhận đáp ứng tiêu chuẩn ISO 17021 về đánh giá sự phù hợp. Để đạt được sự công nhận từ BoA bao gồm việc đánh giá nghiêm ngặt tại trụ sở chính về quản lý, chính sách và thủ tục. Tổ chức Chứng nhận cũng phải vượt qua bài kiểm tra năng lực của họ thông qua Đánh giá có Nhân chứng do BoA thực hiện.

Thông thường, Tổ chức chứng nhận không có sự công nhận của BoA tuyên bố là 'một cửa hàng duy nhất' để tư vấn và chứng nhận, với nỗ lực tiếp thị bản thân như một lựa chọn thuận tiện nhất. Tuy nhiên, điều này vi phạm trực tiếp các yêu cầu của ISO 17021 - Tổ chức Chứng nhận phải giữ thái độ công bằng và chỉ có thể cung cấp chứng nhận chứ không phải tư vấn.

7.1 Chứng nhận hoặc Công nhận?

Đối với hầu hết, chứng nhận và công nhận là các thuật ngữ có thể thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trong thế giới tiêu chuẩn ISO, có một hệ thống phân cấp - Tổ chức chứng nhận được công nhận bởi Tổ chức công nhận quốc gia. Kết quả là, một tổ chức chỉ có thể được chứng nhận ISO 14001, không được 'công nhận'.

8. Chi phí của ISO 14001

Chi phí thực hiện vẫn còn cho đến cuối cùng, vì cách tiếp cận đã chọn sẽ có tác động đáng kể. Đó là một tham vọng thực tế đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ để thực hiện và đạt được chứng nhận ISO 14001 mà không cần sự hỗ trợ từ bên ngoài và do đó chi phí sẽ giảm đi nhiều.

Điều quan trọng là phải đánh giá tác động của các nguồn lực cần thiết và điều quan trọng là đánh giá chi phí - lợi ích được thực hiện dựa trên các sáng kiến ​​và đầu tư tiềm năng khác mà tổ chức có thể thực hiện. 

Tất cả các Tổ chức chứng nhận đều tuân theo một cách tiếp cận tương tự, vì chi phí cuối cùng bị ảnh hưởng bởi thời gian cần thiết để Đánh giá, số tiền được tính từ một máy tính được ngành công nghiệp thỏa thuận có tính đến:

  • Số lượng nhân viên;

  • Ngành công nghiệp;

  • Sự phức tạp và rủi ro;

  • Số lượng các trang web.

Một công ty nhỏ trong ngành dịch vụ có thể chỉ yêu cầu một vài ngày đánh giá cho toàn bộ quy trình chứng nhận, nhờ vào sự đơn giản tương đối của các quy trình của nó. Mặt khác, số ngày cần thiết để đánh giá một doanh nghiệp nhiều địa điểm lớn có thể kéo dài hàng tuần.

Miễn là một trang trùng lặp các hoạt động của một trang khác, nó có thể được 'lấy mẫu'. Thay vì Đánh giá mọi trang web với chi phí lớn, các lượt truy cập có thể được luân chuyển trong chu kỳ chứng nhận 3 năm.

Lĩnh vực hoạt động và mức độ phức tạp của tổ chức sẽ có nghĩa là chỉ một số Đánh giá viên nhất định mới có kiến ​​thức, kinh nghiệm và trình độ phù hợp để đánh giá. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí.

Cẩn thận với các chi phí ẩn trên đầu Đánh giá viên! Phí quản lý và phí đi lại thường được loại trừ khỏi báo giá. Việc kiểm tra thời hạn của hợp đồng cũng rất quan trọng, vì mức phí thấp hơn có thể cho thấy sự kém linh hoạt hơn trong hình thức của một thỏa thuận dài; trong đó 3 năm là điển hình.

Càng ngày, các Tổ chức chứng nhận sẽ báo giá trọn gói bao gồm cả Đánh giá Giai đoạn 1 và Giai đoạn 2, cũng như các khía cạnh tuân thủ và quản lý. Bất chấp xu hướng này, điều quan trọng vẫn là kiểm tra các chi phí ẩn - ví dụ: một số sẽ loại trừ chi phí đi lại.

Những nguyên tắc tương tự này có thể được áp dụng một cách lỏng lẻo cho chi phí sử dụng chuyên gia tư vấn. Với mức phí hợp lý, điều quan trọng là phải cân bằng mức hỗ trợ cần thiết với giá trị mà nó sẽ mang lại.

8.1 Chi phí liên tục

Việc duy trì chứng nhận ISO 14001 phải tuân theo đánh giá giám sát hàng năm. Một số Tổ chức chứng nhận sẽ mong đợi được gặp một tổ chức ở những khoảng thời gian đều đặn hơn dựa trên quy mô và độ phức tạp của họ - nhưng tiêu chuẩn không bắt buộc điều này.

Việc tính toán ngày cho đánh giá cũng sẽ được yêu cầu. Tuy nhiên, không cần đến giai đoạn 1, một doanh nghiệp nhỏ sẽ thấy chi phí thường thấp hơn 50% so với năm đầu tiên. Việc thêm địa điểm, một lượng nhân viên đáng kể hoặc phát triển các dịch vụ mới sẽ có nghĩa là thời gian cần thiết để đánh giá doanh nghiệp sẽ phải được xem xét lại.

9. Giúp áp dụng tiêu chuẩn thành công

9.1 Đảm bảo thực hiện thành công

Các nghiên cứu về sự tham gia của nhân viên cho thấy rằng các tổ chức bắt buộc phải chia sẻ tầm nhìn và phổ biến các giá trị cốt lõi trong toàn đội của họ. Việc thực hiện ISO 14001 EMS không khác gì về mặt này - điều cốt yếu là nhân viên phải hiểu lý do tại sao tổ chức muốn thực hiện tiêu chuẩn và quan trọng là họ phải tin vào điều đó!

Trước đây, một số lời chỉ trích đã được áp dụng tại ISO 14001 vì nó không chỉ rõ mục tiêu. Thay vào đó, các yêu cầu chỉ đơn giản nêu rằng tổ chức phải đặt ra các mục tiêu của riêng mình và xây dựng một kế hoạch để đạt được thành công các mục tiêu đó. Kết quả là, việc áp dụng ISO 14001 tuân theo chủ nghĩa chân thực lâu đời - bạn chỉ nhận ra những gì bạn đưa vào nó.

9.2 Ai chịu trách nhiệm?

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ đặt câu hỏi ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện ISO 14001. Với các tổ chức lớn hơn, việc có một người hoặc nhóm chuyên trách làm việc trong 'dự án' là điều khá bình thường. Đối với một doanh nghiệp nhỏ hơn, không cần thiết phải có một vai trò chuyên trách tập trung vào quản lý môi trường.

Như với tất cả các tiêu chuẩn quản lý của họ, ISO nhấn mạnh điểm đảm bảo sự tham gia của quản lý; trên thực tế, đó là một yêu cầu trong ISO 14001.

Trên thực tế, ISO đã công nhận rằng để bất kỳ sáng kiến ​​nào thành công - việc mua lại từ cấp trên là điều cần thiết cho sự tham gia lọc trong toàn tổ chức. Đây là lý do tại sao một trong những bài tập đầu tiên trong tiêu chuẩn ISO 14001 là xây dựng Chính sách Môi trường để đưa ra định hướng của hệ thống quản lý. Nói cách khác, việc đặt ra tầm nhìn và nguyện vọng đằng sau việc triển khai ISO 14001 ngay từ đầu.

Tất nhiên, việc Ban Giám đốc của một công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày liên quan đến việc thiết lập và duy trì EMS của tổ chức là không thực tế. Thay vào đó, một 'đại diện quản lý' có thể được chỉ định để thực hiện vai trò này.

Vì vai trò này không được mô tả cụ thể, nên thông thường sẽ cho rằng 'người đại diện' có hiểu biết tổng thể tốt về cách tổ chức hoạt động. Họ cũng phải có khả năng giao tiếp và gây ảnh hưởng với quản lý cấp cao nhất.

Nếu tổ chức của bạn không có Người quản lý môi trường, Bền vững, HSEQ hoặc tương tự, thì thường là Người quản lý văn phòng, Người quản lý nhân sự hoặc Người quản lý tài chính sẽ đảm nhận vai trò này. Điều này thường là do - bỏ qua chứng nhận dẫn đến đảm bảo hoạt động kinh doanh mới - ISO 14001 được phân loại là 'cải tiến kinh doanh' hoặc sáng kiến ​​tiết kiệm chi phí.

9.3 Yêu cầu những kỹ năng nào?

Nhiều nghiên cứu khác nhau đã chỉ ra rằng ISO 14001 có thể chứng minh một sáng kiến ​​có lợi cho việc thu hút nhân viên. Trong thập kỷ qua, vấn đề biến đổi khí hậu đã gia tăng trong chương trình nghị sự toàn cầu, khiến mọi người quan tâm hơn đến tác động cá nhân của họ đối với môi trường.

Đối với bất kỳ tổ chức nào thực hiện ISO 14001, cần có tham vọng thực tế là xây dựng một nhóm làm việc để thực hiện và duy trì EMS, vì họ có thể sẽ đạt được sự hài lòng từ thành công của sáng kiến.

Đào tạo không cần thiết, nhưng có thể giúp đưa vào bối cảnh các yêu cầu của tiêu chuẩn và tạo sự tự tin khi tham gia với đánh giá viên tại Tổ chức chứng nhận. Hầu hết các Cơ quan Chứng nhận sẽ cung cấp các khóa học làm quen, triển khai và Đánh giá nội bộ.

10. Kết luận

Chúng tôi hy vọng rằng bạn thấy Bài viết này không chỉ thú vị mà còn nhiều thông tin nữa! Chúng tôi thực hiện sứ mệnh đảm bảo rằng các doanh nghiệp có hệ thống quản lý tuyệt vời để họ có thể hoạt động hiệu quả và hiệu quả hơn, có những khách hàng vui vẻ mua lại nhiều lần và những khách hàng mới cũng thích mua. Cuối cùng, nếu các doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền hơn và các tổ chức có thể giảm chi phí, thì chúng tôi tự hào đã giúp đỡ.

Tổ chức Đánh giá chứng nhận của chúng tôi làm việc với nhiều doanh nghiệp khác nhau, từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa đến doanh nghiệp lớn. Mỗi khách hàng của chúng tôi có những yêu cầu riêng và chúng tôi thích thú với từng thách thức. Tuy nhiên, chúng tôi không bao giờ quên rằng đó là em bé của bạn và bạn sẽ luôn muốn có sự yên tâm của một đôi tay an toàn.

Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành chứng nhận, đã giành được nhiều giải thưởng để giúp thể hiện cam kết của chúng tôi trong việc cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể. Chúng tôi chứng nhận các tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 27001, OHSAS 18001 và tất nhiên, ISO 14001.

Nhận xét

Đăng nhận xét