Hướng dẫn cơ bản về ISO 14001 - Phần 1
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp bạn…
ISO 14001 là gì? Làm thế nào nó hoạt động và xác nhận những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
Tại sao ISO 14001 lại phổ biến như vậy và cách nó được cập nhật gần đây
Làm thế nào để các tổ chức có thể được chứng nhận ISO 14001
Chi phí bạn có thể khi đăng ký chứng nhận ISO 14001
1. 60 giây trên ISO 14001
1.1 ISO 14001 là gì?
ISO 14001, ra đời lần đầu tiên vào năm 1996, là một tiêu chuẩn với một loạt các yêu cầu để giúp các tổ chức tạo ra Hệ thống Quản lý Môi trường hiệu quả (EMS), cho phép họ đánh giá hiệu suất môi trường hiện tại của họ (ví dụ: sử dụng năng lượng, tỷ lệ tái chế, chất thải được tạo ra) và thiết lập tìm ra cách để cải thiện nó.)
1.2 Những lợi ích là gì?
Không có gì ngạc nhiên khi nếu bạn sử dụng ít hơn, bạn có xu hướng chi tiêu ít hơn! ISO 14001 đã được chứng minh là giúp các tổ chức tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể bằng cách khiến họ phải suy nghĩ nhiều hơn về cách họ có thể tái sử dụng và tái chế các vật liệu và thiết bị.
Tạo EMS cũng có thể là một bài tập để thúc đẩy tinh thần đồng đội thông qua việc hướng tới một mục tiêu chung. Khi một tổ chức đạt được chứng nhận của bên thứ ba theo ISO 14001, tổ chức đó đã được chứng minh là mang lại lợi thế cạnh tranh.
1.3 Nó hoạt động như thế nào?
ISO 14001 phải được hỗ trợ rõ ràng bởi ban quản lý, trong khi nhiệm vụ tạo Hệ thống Quản lý Môi trường thông thường sẽ thuộc về một nhân viên hoặc nhóm chuyên trách. Lý tưởng nhất là họ sẽ hiểu rõ về doanh nghiệp nói chung.
Một kế hoạch hành động sẽ được lập sau khi đánh giá môi trường, trong đó các kết quả phải được đo lường. ISO 14001 khuyến khích những đặc tính tích cực của việc cải tiến liên tục, vì vậy EMS của một tổ chức sẽ không ngừng phát triển.
1.4 Làm cách nào để nhận được nó?
Bản thân tiêu chuẩn là một tài liệu 44 trang về các yêu cầu. Tuy nhiên, những gì bạn thực sự cần là chứng chỉ. Điều này liên quan đến việc đăng ký với Tổ chức chứng nhận, người sẽ đánh giá xem bạn có đáp ứng các yêu cầu hàng năm hay không. Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc tạo ra Hệ thống quản lý môi trường. Chứng minh sự tuân thủ này là những gì bắt buộc khi ISO 14001 được yêu cầu trong các hợp đấu thầu và chuỗi cung ứng.
2. Tổng quan về ISO 14001
Trong 20 năm qua, chủ đề biến đổi khí hậu đã phát triển từ cuộc tranh luận học thuật, thành cuộc trò chuyện được tổ chức tại bàn ăn tối với bạn bè và gia đình của chúng ta. Giáo dục được nâng cao về các vấn đề như ô nhiễm không khí và lãng phí tài nguyên, có nghĩa là những người tiêu dùng đã phát triển để ngày càng có ý thức hơn về các quyết định mua hàng của họ và cách điều đó tác động đến môi trường.
Theo thời gian, động lực để trở thành một doanh nghiệp 'xanh' ngày càng trở nên hấp dẫn hơn, khi tình trạng này đã phát triển từ việc thể hiện cái gật đầu đối với trách nhiệm của công ty, thành một thành phần thiết yếu để giành chiến thắng và duy trì hoạt động kinh doanh.
Sự thay đổi lớn về động lực này đã phát triển, từ các cuộc tranh luận liên tục về môi trường dẫn đến cả các quy định được sửa đổi và tăng cường. Kết quả là, các mục tiêu do chính phủ đồng ý đã giảm xuống các chuỗi cung ứng của khu vực công, đến mức mà ngay cả một thương nhân duy nhất được ký hợp đồng phụ cũng cần phải thể hiện cam kết cải thiện hoạt động môi trường của họ.
Tương tự như vậy, với việc các công ty đa quốc gia là tác nhân gây ô nhiễm lớn, phản ứng là gây áp lực lên chuỗi cung ứng toàn cầu để đảm bảo tất cả mọi người đều đóng vai trò của mình trong việc giảm thiểu tác động đến môi trường và tuân thủ luật pháp.
Năm 1996, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã công bố Tiêu chuẩn Quản lý Môi trường, ISO 14001. Mục đích của nó là giúp các tổ chức ở bất kỳ quy mô nào tạo ra một hệ thống quản lý để giúp cải thiện hoạt động môi trường thông qua việc sử dụng hiệu quả tài nguyên và giảm thiểu chất thải.
Kể từ đó, chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 14001 đã được quy định trong các quy trình sơ tuyển và đấu thầu để nâng cao tiêu chuẩn trong chuỗi cung ứng. 20 năm sau khi được công bố lần đầu tiên, ISO cho rằng tiêu chuẩn vẫn phù hợp và hiệu quả hơn bao giờ hết, đồng thời vẫn giúp các tổ chức giảm thiểu tác động đến môi trường của họ.
Bài viết sẽ giúp bạn quyết định xem ISO 14001 có phù hợp với bạn hay không - khi chúng tôi đi sâu vào các lợi ích được hỗ trợ bởi nghiên cứu, giải thích các quyết định liên quan đến việc đạt được chứng nhận và những thách thức bạn có thể đối mặt khi tạo ra Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả.
3. Ngày càng phổ biến
Không có nghi ngờ gì khi nhiều doanh nghiệp chọn trở thành được chứng nhận ISO 14001, nhưng nhiều doanh nghiệp khác buộc phải đạt được chứng nhận để tiếp cận công việc mới hoặc duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại.
Trong một nghiên cứu ngẫu nhiên gần đây của chúng tôi, một phần tư số công ty đã thành công trong việc giành được nhiều công việc kinh doanh hơn sau khi họ đạt được ISO 14001; với 15% nữa sau đó có thể đấu thầu cho công việc mà trước đây họ không có. Một phần năm số người được hỏi đã thành công hơn trong việc thắng thầu, do được chứng nhận ISO 14001.
Cải tiến quy trình nội bộ, hệ thống hiệu quả hơn, giảm chi phí và lãng phí là tất cả những lợi ích bổ sung của việc đạt được ISO 14001. Đạt được chứng nhận cũng là một yếu tố tốt cho chủ doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng:
Doanh nghiệp vui mừng vì chi phí đã giảm và các số liệu lợi nhuận tốt hơn;
Đội ngũ tiếp thị rất vui khi khách hàng thích mua hàng của một công ty xanh;
Đội ngũ bán hàng rất vui vì giờ đây họ có thể đấu thầu thêm nhiều công việc mới từ khu vực nhà nước và các công ty lớn;
Khách hàng của bạn hạnh phúc hơn vì bạn 'xanh hơn';
Chủ sở hữu, cổ đông, nhà đầu tư và nhân viên của bạn hạnh phúc vì công ty hoạt động hiệu quả hơn (và kiếm được nhiều tiền hơn!);
Chưa kể, hành tinh này cũng hạnh phúc hơn!
Công bằng mà nói, các tổ chức nhỏ hơn có thể đặt câu hỏi về tầm quan trọng của tác động môi trường của họ, do một số công ty lớn nhất thế giới thải ra mức độ ô nhiễm ngang ngửa với cả các quốc gia.
Thoạt nhìn, đơn giản, việc đảm bảo công ty chứng minh được các chứng chỉ xanh sẽ không nằm trong danh sách ưu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, vì bất kỳ khoản đầu tư nào cũng phải cho thấy lợi nhuận rõ ràng trong những năm hình thành đó, để duy trì hoạt động.
Tuy nhiên, mặc dù không rõ ràng ngay lập tức, nhưng ISO 14001 đã được chứng minh là tạo ra sự khác biệt rõ ràng, tích cực cho điểm mấu chốt.
Cắt giảm chi phí
Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, bạn có thể đạt được hiệu quả được cải thiện bằng cách thực hiện ISO 14001. Điều này có nghĩa là bạn lãng phí ít hơn, vì vậy bạn chi tiêu ít hơn! Đương nhiên, công ty càng lớn, khả năng hiệu quả có thể tăng lên càng cao.
Lĩnh vực sản xuất có lợi thế đáng kể so với lĩnh vực dịch vụ khi cắt giảm chi phí, điều này được minh họa bởi một nghiên cứu hàn lâm. Nó cho thấy 90% khu vực sản xuất tiết kiệm chi phí hoạt động như thế nào nhờ chứng nhận ISO 14001, so với 50% của khu vực dịch vụ. Là một nước tiêu thụ năng lượng và vật liệu lớn hơn nhiều, quy mô tiêu thụ của lĩnh vực sản xuất có nghĩa là các cải tiến dễ đạt được hơn và cũng đáng chú ý hơn nhiều!
4. Bản sửa đổi ISO 14001: 2015
ISO 14001 đã tồn tại 20 năm nay. Thông thường, ISO xem xét các tiêu chuẩn của họ 5 năm một lần để duy trì tính phù hợp và cập nhật. Với công nghệ và thực tiễn kinh doanh đang thay đổi đáng kể kể từ khi ISO 14001 được sửa đổi lần cuối, quá trình tương tác với những người sử dụng tiêu chuẩn sẽ vẫn diễn ra để cập nhật tiêu chuẩn cho phù hợp thực tiễn.
Với Hệ thống quản lý môi trường là một phần của cả tính bền vững và trách nhiệm xã hội trong thế giới ngày nay, chúng giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động môi trường đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý. ISO 14001:2015, được công bố vào tháng 9 năm 2015, đã được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản của ISO 14001:2004 trước đó, nhưng có một số điểm khác biệt chính.
Đối với những người đã có các tiêu chuẩn ISO 14001 hiện có, một bước tích cực là tuân theo cấu trúc cấp cao mới của ISO, Phụ lục SL, cung cấp một khuôn khổ chung với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác. Điều này giúp việc tạo Hệ thống quản lý tích hợp trở nên dễ dàng hơn đáng kể, vừa dễ quản lý vừa dễ kết hợp vào các quy trình kinh doanh cốt lõi. Điều này làm giảm nguy cơ ISO 14001 EMS trở thành một phần mở rộng. Phiên bản mới giúp tích hợp chặt chẽ hơn giữa các vấn đề môi trường và lập kế hoạch và tư duy hành động chiến lược của tổ chức.
Để hỗ trợ đảm bảo EMS thực sự là trung tâm của tổ chức, các yêu cầu sửa đổi tăng cường các yếu tố chiến lược, giao tiếp và sự tham gia của lãnh đạo.
Khi đề cập đến hoạt động môi trường, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 mới nhất chuyển sang xác định vòng đời, với mục đích khiến các tổ chức xem xét tác động rộng hơn của họ, bằng cách sử dụng ảnh hưởng đến môi trường của họ trong suốt chuỗi cung ứng của họ.
4.1 Tổng quan về yêu cầu
Nói một cách đơn giản, ISO 14001 đưa ra các yêu cầu để xây dựng Hệ thống quản lý môi trường. Bằng cách cung cấp cách tổ chức con người, nguồn lực và quy trình nhằm đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên, giảm thiểu chất thải và do đó nó hỗ trợ lợi nhuận.
Tiêu chuẩn không mang tính chất quy định. Cuối cùng, những gì một tổ chức nhận được từ việc thực hiện EMS là phụ thuộc vào mục tiêu và ý định mà họ đặt ra, kết hợp với cam kết thực hiện chúng; và đúng thời gian!
Phiên bản mới nhất của ISO 14001 - ISO 14001:2015 - có toàn bộ điều khoản dành riêng cho Lãnh đạo, giúp thúc đẩy cam kết từ cấp trên xuống. Điều khoản này cũng bao gồm việc đặt ra các trách nhiệm và thiết lập Chính sách Môi trường.
Điều quan trọng cần nhớ là ISO 14001 không phải áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Không có gì lạ khi các doanh nghiệp lớn hơn bắt đầu với một số trang web hoặc phòng ban nhất định nơi họ dự tính rằng họ sẽ nhận được phần thưởng lớn nhất.
Tiêu chuẩn yêu cầu bạn giải thích Bối cảnh của EMS, nơi bạn cần xem xét các vấn đề, yếu tố và điều kiện có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng. Nó yêu cầu bạn xác định các bên quan tâm có liên quan và xem xét các nghĩa vụ tuân thủ mà bạn dự kiến phải đáp ứng, để họ có thể được quản lý một cách thích hợp.
Lập kế hoạch là một điều khoản quan trọng trong tiêu chuẩn. Nó bao gồm việc phát triển một quy trình để xem xét các rủi ro có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu EMS của bạn. Bạn sẽ cần xác định các hành động về cách bạn giải quyết tác động môi trường, nghĩa vụ tuân thủ, rủi ro và bất kỳ cơ hội nào.
Để đảm bảo điều này xảy ra, các hành động của bạn sẽ cần phải chuyển thành các quy trình đã xác định. Việc này sẽ cần được chia nhỏ cho các bộ phận liên quan để rõ ràng trách nhiệm nằm ở đâu.
Việc triển khai EMS thành công cần có hỗ trợ. Khi bạn đã tìm ra tài liệu của mình cần phải mở rộng như thế nào, bạn cần xác định ai là người chịu trách nhiệm về việc gì và đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để làm điều đó. Bạn cũng cần phải xem lại cách bạn giao tiếp về các vấn đề liên quan đến EMS của bạn.
Các hoạt động quy định tại điều khoản là khoảng đặt ra kế hoạch về cách bạn sẽ đáp ứng được các hành động mà bạn đã thiết lập, và kiểm soát cách họ hoạt động. Ngoài ra còn có sự cân nhắc về rủi ro dự kiến, nơi bạn cần thiết lập một quy trình để ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
Khi mọi thứ đã ổn định, đánh giá cần bắt đầu. Điều khoản này là để thiết lập việc theo dõi và đo lường hiệu suất của bạn. Các hoạt động này được thực hiện dưới dạng đánh giá nội bộ và kết quả cần được thể hiện tại các cuộc xem xét của ban lãnh đạo để chứng minh sự tham gia.
Tiếp theo là cải tiến. Với các bài học kinh nghiệm từ việc kiểm tra xem bạn đã thực hiện tốt như thế nào, ISO 14001 mong đợi bạn cam kết thực hiện các cải tiến để hệ thống quản lý môi trường hoạt động tốt hơn.
5. Quy trình chứng nhận
Khi bạn đã có cơ sở của Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, bạn đã sẵn sàng bắt đầu hành trình chứng nhận.
5.1 Đánh giá trước
Ngoài các khóa đào tạo và hội thảo khác nhau do Tổ chức Chứng nhận tổ chức, nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ 'Đánh giá trước' hoặc 'Phân tích khoảng cách' trước quy trình chứng nhận chính thức, để xác định bất kỳ thiếu sót hoặc điểm yếu nào.
5.2 Đánh giá giai đoạn 1
Đánh giá đầu tiên, được gọi là đánh giá 'Giai đoạn 1' là đánh giá tài liệu, với mục đích là để thiết lập rằng - ít nhất trên giấy tờ - bạn đang tuân thủ tất cả các yêu cầu của ISO 14001.
Thời lượng của đánh giá được xác định bởi các yếu tố như quy mô tổ chức của bạn và ngành bạn đang tham gia. Điều này sẽ hoàn toàn ảnh hưởng đến chi phí, vì vậy bạn sẽ được thông báo trước về lượng thời gian cần thiết dưới dạng Kế hoạch đánh giá.
Sau khi kiểm tra giai đoạn 1 kết thúc, sẽ có một cuộc họp kết thúc để tổng kết các phát hiện. Sau đó, bạn sẽ được cung cấp một báo cáo nêu chi tiết những gì đã xảy ra trong quá trình Đánh giá, với tổng quan về bất kỳ sự không tuân thủ nào.
5.3 Đánh giá giai đoạn 2
Để được khuyến nghị tiến tới đánh giá 'Giai đoạn 2', bạn cần phải loại bỏ mọi sự không phù hợp bằng cách thiết lập Kế hoạch hành động khắc phục. Giống như một bài kiểm tra lái xe, sự không phù hợp được phân tách bằng các biến thể nhỏ và chính. Trong khi các biến thể chính cần được xử lý ngay lập tức, các điểm không phù hợp nhỏ có thể được xem xét trong lần đánh giá tiếp theo.
Bản thân kiểm toán là để chứng minh rằng tổ chức của bạn đang sống và thở những gì bạn đã ghi lại. Do đó, kiểm toán viên của bạn sẽ cần gặp gỡ các nhà quản lý và nhân viên, cũng như xem bằng chứng về các Đánh giá nội bộ và đánh giá của ban quản lý, như được ghi lại trong các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Tất cả đều ổn, bạn sẽ được Chuyên gia đánh giá đề nghị cấp giấy chứng nhận. Tuy nhiên, điều này sẽ yêu cầu bộ phận tuân thủ của Tổ chức chứng nhận ký tên lần cuối. Sau đó, bạn sẽ nhận được một báo cáo và bất kỳ sự không phù hợp nào sẽ cần được xử lý trước khi chứng nhận chính thức được trao.
5.4 Đánh giá hàng năm
Trong quá trình Đánh giá, Đánh giá viên được khuyến khích chia sẻ Cơ hội cải tiến (OFI) trên tinh thần thiết lập đặc tính cải tiến liên tục.
Những điều này được xem xét tại các cuộc Đánh giá giám sát, phải diễn ra ít nhất hàng năm. Trong thời gian chờ đợi, bạn nên duy trì lịch trình Đánh giá nội bộ và đánh giá của ban quản lý.
Hầu hết các Tổ chức Chứng nhận cấp chứng chỉ phù hợp với chu kỳ chứng nhận 3 năm. Mỗi năm thứ 3, một cuộc đánh giá 'Chứng nhận lại' được thực hiện. Trong khi Đánh giá giám sát sẽ tập trung vào các lĩnh vực cải tiến được tìm thấy trong các cuộc đánh giá trước, thì Đánh giá chứng nhận lại phải bao gồm tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Nhận xét
Đăng nhận xét