Các yêu cầu ISO 14001 là gì?

Nếu bạn không chắc chắn những gì cần thiết để chứng nhận ISO 14001, bài viết toàn diện này cung cấp chi tiết về tài liệu bạn cần chuẩn bị cho Tiêu chuẩn quản lý môi trường.

Không có yêu cầu nào về cách bạn nên thực hiện ISO 14001 trong tổ chức của mình. Thay vào đó, đánh giá viên sẽ tìm kiếm bằng chứng được lập thành văn bản chứng minh rằng bạn đã có sẵn Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS) hiệu quả và hệ thống này đang hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn.

Bạn cần những tài liệu gì cho ISO 14001?

ISO 14001 yêu cầu bạn duy trì bằng chứng được lập thành văn bản chứng minh EMS của bạn đáp ứng tiêu chuẩn bắt buộc. Mặc dù có các yêu cầu rõ ràng về loại tài liệu bạn phải cung cấp, cách bạn hoạt động và cách bạn ghi lại bằng chứng của mình không bị quy định bởi tiêu chuẩn. Mục tiêu cho tài liệu của bạn là đảm bảo rằng các quy trình môi trường mạnh mẽ được thực hiện. Một số tài liệu này cũng dùng để chứng minh rằng toàn bộ doanh nghiệp của bạn nhận thức được và làm việc hướng tới các mục tiêu môi trường của bạn, điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu môi trường hữu hình và khả thi.

Phạm vi của Hệ thống quản lý môi trường

Tài liệu này đưa ra các loại hoạt động EMS của bạn sẽ được áp dụng và các ranh giới sẽ được đặt trên đó.

Việc phác thảo khả năng áp dụng của hệ thống quản lý sẽ liên quan đến việc mô tả các loại sản phẩm và dịch vụ do tổ chức của bạn cung cấp và nơi chúng được cung cấp (tức là trong khu vực / trên toàn thế giới).

Việc thiết lập các ranh giới sẽ yêu cầu bạn vạch ra những bộ phận nào trong tổ chức của bạn sẽ là đối tượng mà EMS sẽ áp dụng. Điều này sẽ bao gồm các quy trình, địa điểm, phòng ban, bộ phận, v.v.

Trong hầu hết các trường hợp, EMS của bạn sẽ được áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn, nhưng có thể có những trường hợp không phù hợp hoặc không thể đối với quy trình, địa điểm hoặc nhóm thuộc phạm vi hệ thống quản lý của bạn.

Chính sách môi trường

Chính sách môi trường nên vạch ra mục tiêu của tổ chức của bạn là hoạt động theo cách lành mạnh về môi trường, tuân thủ mọi quy định pháp luật, ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Tài liệu này phải chứng minh cam kết của tổ chức của bạn đối với bất kỳ yêu cầu hoặc hành động nào sẽ làm giảm tác động môi trường của tổ chức.

Thủ tục xác định và đánh giá các khía cạnh môi trường (bao gồm các tiêu chí để xác định tầm quan trọng)

Để EMS của bạn hoạt động, bạn sẽ cần biết những bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn có các khía cạnh môi trường và tác động của chúng.

Ví dụ về các khía cạnh môi trường có thể bao gồm:

• Sử dụng các tài nguyên như năng lượng hoặc nước

• Sử dụng vật liệu tái chế

• Khí thải ra không khí qua khói

• Xử lý chất thải, bao gồm cả nước thải

• Mọi khả năng gây ô nhiễm, bao gồm cả rủi ro rò rỉ, tràn, v.v.

Khi bạn đã xác định được các khía cạnh môi trường này, bạn sẽ cần xác định tác động của chúng đối với môi trường bằng cách sử dụng hệ thống chấm điểm “rủi ro”. Hệ thống tính điểm này sẽ cung cấp cho bạn bản phân tích chi tiết về các khía cạnh môi trường quan trọng của bạn.

Hệ thống tính điểm không được quy định bởi tiêu chuẩn; miễn là nó phù hợp với nhiệm vụ, nó có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn mong muốn. Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng có thể giúp xác định khả năng xảy ra một sự kiện (thất bại) và tác động tiềm tàng nếu nó xảy ra. Do đó, một sự kiện tác động rủi ro cao có khả năng xảy ra sẽ nhận được điểm cao, cho thấy rằng đó là mối quan tâm của doanh nghiệp, trong khi sự kiện tác động có rủi ro thấp không có khả năng xảy ra sẽ nhận được điểm thấp.

Các khía cạnh môi trường, tác động của chúng và hệ thống tính điểm nên được thường xuyên xem xét để nắm bắt bất kỳ thay đổi nào đối với tổ chức của bạn.

Các mục tiêu môi trường và kế hoạch để đạt được chúng

Tổ chức của bạn nên có các mục tiêu môi trường rõ ràng và một kế hoạch rõ ràng về cách có thể đạt được những mục tiêu đó.

Khi có thể, các mục tiêu nên được lượng hóa. Điều này có nghĩa là một mục tiêu như “giảm sử dụng năng lượng” thay vào đó là “giảm sử dụng năng lượng 15% trong vòng 24 tháng”. Nhưng bạn cũng cần phải chứng minh được bạn sẽ đạt được những mục tiêu này như thế nào và tác động của việc kinh doanh lên chúng. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức của bạn tăng gấp đôi quy mô? Mức sử dụng năng lượng của bạn cũng có thể tăng lên. Một mục tiêu có thể định lượng hơn, chẳng hạn như “giảm mức sử dụng năng lượng trên mỗi nhân viên xuống 15% trong vòng 24 tháng” có thể chịu được những thay đổi đối với doanh nghiệp của bạn trong khi vẫn thể hiện một mục tiêu môi trường xứng đáng.

Kế hoạch của bạn nên thiết lập:

• Ai có quyền sở hữu từng mục tiêu

• Tiến độ sẽ được theo dõi như thế nào

• Bất kỳ thiết bị hoặc dịch vụ chuyên dụng nào cần thiết để đạt được từng mục tiêu

• Tiến trình để đạt được từng mục tiêu

Những nỗ lực của bạn để đạt được các mục tiêu của mình sẽ hiếm khi tồn tại một mình; thường thì họ sẽ dựa vào nhau hoặc thậm chí vượt qua nhau. Kiểm toán viên sẽ mong đợi xem các mục tiêu của bạn có liên quan như thế nào với nhau, cũng như cách chúng nhất quán với Chính sách Môi trường của bạn.

Các thủ tục kiểm soát hoạt động

ISO 14001 yêu cầu các tổ chức xác định và thực hiện các biện pháp kiểm soát hoạt động của riêng mình theo cách thức phù hợp với lĩnh vực mà tổ chức hoạt động. Do đó, tiêu chuẩn không quy định các kiểm soát đó hoặc cách chúng nên được thực hiện, nhưng bạn cần lưu giữ bằng chứng bằng văn bản rằng kiểm soát hoạt động của bạn đảm bảo rằng:

• Tất cả các yêu cầu pháp lý và tuân thủ đang được đáp ứng

• Các mục tiêu môi trường đã được đánh giá và thiết lập

• Các quy trình nội bộ, bên trong và bên ngoài đã được xác định

• Bất kỳ yêu cầu đào tạo nào đã được đánh giá, thực hiện và xem xét.

Quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp

Trường hợp khẩn cấp có thể là các tình huống phát sinh trong tổ chức của bạn ảnh hưởng đến môi trường hoặc các sự kiện môi trường ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Bạn cần chứng minh rằng tổ chức của bạn có thể đáp ứng một trong hai điều đó.

Bạn cần có các quy trình có thể xác định và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp. Những phản ứng này cần đảm bảo rằng mọi tác động đến môi trường được giữ ở mức tối thiểu. Các quy trình của bạn nên đã được kiểm tra và bất kỳ bên liên quan nào cũng phải được đào tạo cần thiết để thực hiện phản ứng.

Danh sách các bên quan tâm, các yêu cầu pháp lý và khác

“Bên quan tâm” là bất kỳ ai ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu môi trường của doanh nghiệp.

Yêu cầu của các bên này sẽ đặt ra các nghĩa vụ khác nhau đối với tổ chức của bạn, từ nghĩa vụ pháp lý đến nghĩa vụ kinh doanh. Bạn nên ghi lại các yêu cầu của tất cả các bên này để chúng có thể được xem xét khi lập kế hoạch EMS của bạn. Khi chúng được yêu cầu, bạn có thể xác định cách đáp ứng các nghĩa vụ của mình với tác động tối thiểu đến các mục tiêu môi trường của bạn.

Ví dụ về một bên quan tâm có thể là một khách hàng mong đợi giá cả cạnh tranh, điều này hạn chế khả năng chuyển sang các vật liệu tái chế đắt tiền hơn của bạn. Hoặc cộng đồng địa phương có thể phản đối đề xuất của bạn để thực hiện công việc xây dựng lớn nhằm cải thiện tính trung lập carbon của tòa nhà của bạn.

Đương nhiên, các bên quan tâm có thể thay đổi, hoặc họ có thể vẫn còn nhưng các yêu cầu của họ có thể thay đổi. Bạn cần thường xuyên xem xét các bên quan tâm và đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được đưa vào EMS của bạn.

Giải quyết rủi ro và cơ hội

Bạn cần chứng minh rằng bạn đang xác định và giải quyết mọi rủi ro hoặc cơ hội do EMS của bạn đưa ra. Tiêu chuẩn không quy định một phương pháp luận hoặc quy trình rủi ro cụ thể phải được lập thành văn bản, nhưng bạn sẽ cần phải chứng minh rằng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro đang được tuân thủ.

Bạn sẽ có thể giải thích phương pháp luận và cách tiếp cận mà bạn đang sử dụng, cùng với các bằng chứng được lập thành văn bản như kế hoạch kinh doanh, chiến lược hoặc kế hoạch hoạt động. Bằng chứng được lập thành văn bản này có thể được liên kết với các điều khoản khác nhau của tiêu chuẩn, điều này sẽ giúp cung cấp các phân tích cần thiết để đáp ứng yêu cầu này.

Hồ sơ năng lực

Việc giới thiệu EMS thường giới thiệu các phương pháp hoặc yêu cầu mới và do đó, thường có thể dẫn đến việc đào tạo bổ sung. Việc ghi lại các cấp độ đào tạo và năng lực của mọi thành viên trong tổ chức của bạn sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc theo dõi bất kỳ yêu cầu nâng cao kỹ năng nào. Nó cũng sẽ giúp chứng minh rằng mọi người trong tổ chức của bạn đều có năng lực khi nói đến trách nhiệm môi trường của họ.

Bằng chứng về giao tiếp

Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn phải nhận thức được nghĩa vụ của họ, đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải thể hiện rằng bạn đang gửi thông tin liên lạc rõ ràng cả bên trong và bên ngoài. Thông tin liên lạc nội bộ, bao gồm email, cuộc họp, bảng thông báo hoặc thông báo Internet, sẽ thông báo cho các thành viên trong tổ chức của bạn về các mục tiêu môi trường của bạn, cách họ dự kiến ​​sẽ đóng góp cho họ và trách nhiệm của họ.

Thông tin liên lạc bên ngoài có thể bao gồm email, cuộc họp, thư từ, hợp đồng và có nhiều khả năng trình bày chi tiết những gì bạn mong đợi từ nhà cung cấp để đáp ứng các mục tiêu môi trường của bạn hoặc cách bạn sẽ đáp ứng các nghĩa vụ môi trường của mình với bên thứ ba.

Giám sát thông tin hiệu suất

Một trong những lợi ích của ISO 14001 là nó nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục, đó là lý do tại sao phần quan trọng của EMS là giám sát hoạt động và hiệu quả của nó. Bạn sẽ cần phải có hồ sơ về những đánh giá này, cũng như bằng chứng cho thấy tổ chức của bạn đã cân nhắc những gì cần đo lường, cách thức và thời gian, và rằng kết quả từ bất kỳ quyết định nào đang đảm bảo kiểm soát quá trình thích hợp.

Biên bản đánh giá tuân thủ

Cách tốt nhất để đảm bảo tổ chức của bạn đang đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ là đánh giá xem tổ chức có tuân thủ thành công hay không và ghi lại kết quả. Bạn sẽ cần có khả năng tạo ra các bản ghi này, điều này sẽ làm rõ rằng tổ chức là:

1. Xem xét tần suất mà sự tuân thủ cần được đánh giá

2. Đánh giá sự tuân thủ

3. Hành động nếu được yêu cầu

4. Duy trì hồ sơ về tình trạng tuân thủ của nó.

Đánh giá viên sẽ tìm kiếm bằng chứng khách quan cho thấy tổ chức của bạn đang đánh giá hiệu quả hoạt động của mình so với tất cả các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức. Họ cũng sẽ mong đợi thấy bằng chứng được ghi lại về bất kỳ hành động khắc phục nào được thực hiện.

Hồ sơ nghĩa vụ tuân thủ

Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn phải nhận thức được các yêu cầu pháp lý về môi trường mà họ phải tuân theo. Do đó, việc đánh giá có thẩm quyền phải được thực hiện để thiết lập các yêu cầu pháp lý liên quan, và phải tiến hành đánh giá thường xuyên để đảm bảo hồ sơ này được cập nhật với bất kỳ thay đổi nào. Bạn cũng nên ghi lại bất kỳ nghĩa vụ nào mà tổ chức của bạn có đối với các bên khác.

Chương trình và kết quả kiểm toán nội bộ

Đánh giá nội bộ là một khía cạnh quan trọng của EMS, không chỉ đánh giá hiệu quả của nó mà còn đánh giá hiệu quả môi trường tổng thể của tổ chức của bạn. Chúng cũng giúp chứng minh sự tuân thủ của bạn với các quy trình được thiết lập như một phần của việc triển khai EMS của bạn.

Hồ sơ này sẽ lưu giữ các chi tiết của chương trình đánh giá nội bộ thường xuyên, cũng như kết quả của bất kỳ vấn đề hoặc cơ hội cải tiến nào mà các cuộc đánh giá đó phát hiện ra.

Kết quả đánh giá của ban quản lý

Quản lý cấp cao nên thường xuyên xem xét EMS để đảm bảo rằng nó vẫn có hiệu lực và phải lưu hồ sơ về kết quả của những đánh giá này phù hợp với tiêu chuẩn.

Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Tổ chức của bạn cần ghi lại bất kỳ sự không tuân thủ nào trong các quy trình và hoạt động môi trường của bạn cũng như kết quả là các hành động bạn đã thực hiện. Bạn sẽ cần phải bao gồm bằng chứng rõ ràng về cách tổ chức của bạn đảm bảo rằng bất kỳ hành động khắc phục nào đã đạt được sự phù hợp thông qua “phân tích nguyên nhân gốc rễ”.

Hồ sơ của bạn nên:

• Ghi lại các chi tiết của sự không phù hợp

• Mô tả các hành động được thực hiện

• Nêu chi tiết bất kỳ nhượng bộ nào đạt được

• Xác định các cá nhân có trách nhiệm.

Bạn đã sẵn sàng cho chứng nhận ISO 14001

Có lẽ bạn đã có tất cả các tài liệu này và bạn chỉ cần một tổ chức chứng nhận hoàn thành đánh giá EMS của bạn. Hoặc có lẽ bạn không có bất kỳ tài liệu nào trong số này, và đây có vẻ như là một danh sách khó khăn!

Cho dù tổ chức của bạn ở vị trí nào, đừng lo lắng. Giống như rất nhiều các khách hàng khác của chúng tôi, bạn sẽ khám phá ra đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ và cung cấp thông tin như thế nào. Bạn cũng sẽ hiểu tại sao rất nhiều doanh nghiệp mà chúng tôi đã hợp tác đã đánh giá chúng tôi trung bình 4,8 trên 5 sao trên dịch vụ đánh giá độc lập.

Bước đầu tiên của quy trình chứng nhận ISO 14001 là chuyến thăm của một trong những chuyên gia đánh giá của chúng tôi. Cho dù bạn cảm thấy đã hoàn toàn chuẩn bị hay bạn không biết bắt đầu từ đâu, họ sẽ xem xét những gì bạn đã có và xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện. Tất nhiên, sẽ có ít cải tiến hơn cần thiết nếu bạn đã đáp ứng nhiều yêu cầu của ISO 14001; tốt hơn hết bạn nên dành thêm một chút thời gian để triển khai EMS hiệu quả thực sự giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu!

Tham gia khóa học của chúng tôi để tìm hiểu thêm về ISO 14001 và những gì bạn cần để đạt được chứng nhận của mình hoặc liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được báo giá.